Assistenz der Geschäftsführung - Karenzstelle

Das sind wir

Wir sind OH WOW – ein kreatives Podcast-Unternehmen, das seit 2019 hochwertige Audioformate für nationale und internationale Kund:innen entwickelt. Unsere Expertise umfasst kreatives Storytelling, journalistische Formate, spannende Gespräche und die Gestaltung einzigartiger Soundwelten.

Wir arbeiten mit Unternehmen, Institutionen, Medienorganisationen und Personal Brands zusammen. Als Full-Service-Anbieterin begleiten wir Projekte von der ersten Idee bis zur Vermarktung: von Ideen-Workshops über Konzeption, Redaktion und Produktion bis hin zu Postproduktion, Distribution und Marketing – auf Deutsch, Englisch und Französisch. Darüber hinaus sind wir als Podcast-Verlag mit einem eigenen Portfolio an Produktionen aktiv.

Unser zehnköpfiges Team besteht fast ausschließlich aus Frauen: erfahrene Radio-Journalistinnen, Podcast-Produzentinnen, Musikerinnen und Marketing-Expertinnen. Gemeinsam sprengen wir die Grenzen des Mediums und gestalten die Zukunft des Hörens.machen.

Deine Rolle

Als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit der Geschäftsführerin zusammen. Du verantwortest die Bereiche Organisation, interne Kommunikation und Projektmanagement. Du triffst selbständig Entscheidungen und bist in die wichtigsten Entscheidungen der Unternehmensentwicklung eingebunden.

Deine Aufgaben

Organisation & Projektmanagement

• Planung und Koordination sämtlicher Unternehmensaktivitäten (inkl. Podcast-Produktionen, Events) 

• Betreuung des Back-Offices inkl. administrativer Abläufe Kommunikationsmaßnahmen und Termin- und Reiseplanung

• Verwaltung und Optimierung unserer internen Prozesse und Tools (z. B. Projektmanagement-Tools)

• Vor- und Nachbereitung sowie Moderation von internen und externen Meetings

• Dokumentation und Optimierung des Unternehmenswissens

Finanzen & Administration

• Verwaltung des Finanztools (Cashflow, Rechnungen, Angebote)

• Unterstützung bei Evaluierungen (z. B. Projekte, Arbeitszeiten)

Marketing & Kommunikation

• Unterstützung bei Marketingkampagnen und Erstellung von Inhalten für unsere Kommunikationskanäle (Social Media, Newsletter, Website)

Sales und Kund:innenbetreuung

• Unterstützung bei Neukundinnenakquise und Management des CRM-Systems

• Betreuung von Kund:innen zusammen mit der Geschäftsführung

• Erstellung von Konzepten und Präsentationen für Projekte und Produkte

Dein Profil

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise im Projektmanagement oder als Assistenz der Geschäftsführung in einer Agentur oder Redaktion.

• Ausgeprägte Organisationsstärke, Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Excel, Projektmanagement-Software, CRM).

• Ausbildung HAK/HAS, BWL, Tourismusfachschule von Vorteil.

• Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung/Budgetplanung, Projektmanagement und Eventmanagement von Vorteil.

• Starke Kommunikationsfähigkeiten, Eigenverantwortung und Freude an der Zusammenarbeit im Team.

• Du bist lösungsorientiert, zuverlässig und behältst auch bei komplexen Aufgaben den Überblick.

• Interesse an der Medien- und Podcast-Branche sowie an digitalem Marketing.

• Alle Altersgruppen willkommen!

Das bieten wir

• Eine vielseitige Rolle in einem kreativen, dynamischen Medienunternehmen.

• Ein kollegiales Team mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

• Abwechslungsreiche Projekte, die Spaß und Sinn machen.

• Arbeitsort: 1030 Wien und punktuell Homeoffice.

• Gehalt: Basis Vollzeit brutto €2802,50,- (Basis: Kollektivvertrag Fachgruppe Werbung 2025). Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine Anpassung möglich.

• Teilzeit (ab 32 Stunden) gegebenenfalls möglich.